Tietosuojaseloste.

01 · Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Asuntokehä Oy
Y-tunnus 2940219-3
Helminkuja 8, 21380 Aura

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Matti Santanen
matti.santanen@asuntokeha.fi
044 011 2282

Tämä seloste koskee asuntokeha.fi-verkkosivuston käyttöä ja Asuntokehälle osoitettuja yhteydenottoja, kuten asunnon tarjoamista, myytäviä asuntoja koskevia kysymyksiä ja soittopyyntöjä. Varsinaiseen asuntokauppaan liittyvistä asiakas-, sopimus- ja lakisääteisistä käsittelyistä annetaan tarvittaessa erilliset tiedot.

02 · Henkilötietojen käyttö

Mitä tietoja käsittelemme ja miksi?

Saamme yhteydenottotiedot ensisijaisesti sinulta verkkolomakkeella, sähköpostitse tai puhelimitse. Tietoja ovat antamasi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, viestin sisältö sekä asian hoitamiseksi antamasi muut tiedot.

Kun tarjoat asuntoa ostettavaksi, voit kertoa esimerkiksi asunnon osoitteen, koon, kunnon, hintatoiveen ja toivotun kauppa-aikataulun. Käsittelemme vain asian selvittämiseen tarvittavia tietoja. Verkkosivun käytössä syntyy lisäksi teknisiä tietoja, kuten IP-osoite, pyynnön ajankohta sekä selaimeen ja laitteeseen liittyviä tietoja.

Yhteydenottoihin vastaaminen

Käytämme yhteystietojasi ja viestiäsi vastataksemme kysymykseesi, soittaaksemme takaisin ja sopiaksemme pyytämistäsi jatkotoimista. Yleisten tiedustelujen käsittelyn peruste on oikeutettu etumme hoitaa meille osoitetut yhteydenotot ja asiakaspalvelu (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Asunnon tarjoaminen ja kauppaneuvottelut

Asunnon arviointiin, esittelyn sopimiseen sekä osto- tai myyntineuvotteluun liittyvä käsittely perustuu pyynnöstäsi tehtäviin sopimusta edeltäviin toimiin (6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Jos asioit toisen henkilön tai organisaation edustajana, käsittely perustuu oikeutettuun etuumme hoitaa kyseinen asia (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Sivuston toiminta ja tietoturva

Teknisiä tietoja tarvitaan sivujen ja lomakkeiden toimittamiseen selaimellesi, häiriöiden selvittämiseen sekä väärinkäytösten torjuntaan. Näiden käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ylläpitää toimivaa ja turvallista verkkopalvelua. Suostumusta edellyttävän valinnaisen seurannan henkilötietojen käsittelyperuste on suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Lomakkeessa ilmoitetaan pakolliset kentät. Tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta emme pysty vastaamaan tai hoitamaan soittopyyntöä ilman toimivaa yhteystietoa. Lomakkeen lähettäminen ei itsessään ole uutiskirjetilaus tai suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin.

03 · Ohjattu asuntoapuri

Chatbot ja yhteydenottolomakkeet

Sivuston asuntoapuri on valmiisiin vaihtoehtoihin ja vastauksiin perustuva chatbot. Se ei ole live-chat eikä käytä tekoälypalvelua. Botin valinnoista ei muodosteta Asuntokehälle lähetettävää erillistä keskusteluhistoriaa.

Pyydä yhteydenotto -painike avaa soittopyyntölomakkeen omalle sivulleen. Pelkkä painikkeen painaminen tai lomakesivun avaaminen ei lähetä yhteydenottopyyntöä. Puhelinnumero ja kirjoittamasi lisätiedot lähetetään, kun painat lomakkeen Lähetä-painiketta.

Lomakkeiden tiedot käsitellään Webnode-palvelussa, ja niistä voidaan välittää sähköposti-ilmoitus Asuntokehälle. Chatbot ei tallenna puhelinnumeroasi tai viestisi sisältöä selaimen paikalliseen tallennustilaan.

Asuntoapuri ei tee sinua koskevia oikeusvaikutteisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä automaattisia päätöksiä. Se ei vahvista asunnon arvoa, kauppaa tai esittelyvarausta. Asian hoitamisesta sovitaan Asuntokehän edustajan kanssa.

Älä lähetä tavallisella yhteydenottolomakkeella henkilötunnusta, pankkitunnuksia, terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja. Jos asian hoitaminen edellyttää erityisiä asiakirjoja, niiden toimittamisesta sovitaan erikseen.

04 · Säilytyksen perusteet

Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Yhteydenottotietoja säilytetään asian käsittelyn ja siihen liittyvien sovittujen jatkotoimien ajan. Asia katsotaan päättyneeksi, kun yhteydenotto on käsitelty eikä siihen liity keskeneräisiä neuvotteluja tai sovittuja jatkotoimia.

Tavallisten, kauppaan tai asiakkuuteen johtamattomien yhteydenottojen tiedot poistetaan viimeistään 6 kuukauden kuluttua asian päättymisestä, ellei niiden säilyttämiselle ole jäljempänä kuvattua muuta perustetta. Jos tiedot muuttuvat tarpeettomiksi aikaisemmin, ne poistetaan silloin. Kuuden kuukauden aika on Asuntokehän valitsema enimmäissäilytysaika näille yhteydenotoille.

Jos yhteydenotto johtaa asiakkuuteen tai sopimukseen, sen valmisteluun ja toteuttamiseen tarvittavat tiedot säilytetään osana asiakkuuden tietoja. Mahdolliset lakisääteiset säilytysvelvoitteet määräytyvät asiakirjatyypin ja sovellettavan lain perusteella.

Yksilöityyn vaatimukseen tai riita-asiaan liittyviä tarpeellisia tietoja voidaan säilyttää asian selvittämisen ja sovellettavien vaatimusten esittämisaikojen ajan. Säilytys rajataan kyseisen asian hoitamiseksi tarpeellisiin tietoihin.

Teknisten lokitietojen säilytys määräytyy niiden tietoturva- ja häiriönselvitystarpeen mukaan. Voit kysyä omaa yhteydenottoasi koskevasta säilytyksestä tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöltä.

05 · Käsittelijät ja tiedonsiirrot

Kuka käsittelee tietojasi?

Asuntokehällä yhteydenottoja käsittelevät asian hoitamiseen osallistuvat henkilöt. Verkkosivusto ja sen lomakkeet toimivat Webnode-palvelussa. Verkkosivuston, sähköpostin ja tietotekniikan palveluntarjoajat käsittelevät tietoja palvelujensa toteuttamiseksi tarpeellisessa laajuudessa.

Webnode toimii palveluun tallennettujen lomaketietojen henkilötietojen käsittelijänä ja Asuntokehä rekisterinpitäjänä. Webnode-palvelua tarjoaa sveitsiläinen Webnode AG. Lisätietoa on Webnoden henkilötietojen käsittelysopimuksessa ja tietosuojakäytännössä.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos lainsäädäntö sitä edellyttää. Muihin ulkopuolisiin palveluihin siirtyessäsi, esimerkiksi avatessasi Etuoven tai Oikotien kohdeilmoituksen, kyseisen palvelun oma tietosuojakäytäntö koskee sen käyttöä.

Tietojen käsittely EU- ja ETA-alueen ulkopuolella

Webnode AG sijaitsee Sveitsissä, joka on EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Euroopan komissio on katsonut Sveitsin tietosuojan tason riittäväksi. Tämä päätös koskee Sveitsiä; se ei tarkoita, että kaikkien käytettyjen palvelujen tiedot pysyisivät Sveitsissä tai EU- ja ETA-alueella.

Google-palvelujen käytössä tietoja voidaan käsitellä myös Yhdysvalloissa ja muissa maissa. Google ilmoittaa käyttävänsä soveltuvin osin tietosuojan riittävyyspäätöksiä, EU–Yhdysvallat-tietosuojakehystä ja vakiosopimuslausekkeita. Tarkemmat perusteet ja tiedot suojatoimista löytyvät Googlen tiedonsiirtokäytännöistä.

Voit pyytää Asuntokehältä tarkemmat tiedot yhteydenottosi käsittelyyn käytettävistä palveluista, niiden käsittelymaista sekä sovellettavista tiedonsiirron suojatoimista ja jäljennöksen sinua koskeviin siirtoihin sovellettavista suojatoimista.

06 · Verkkosivuston tekniikka

Evästeet ja ulkoiset sisällöt

Eväste on selaimeen tallennettava pieni tiedosto. Sivuston toiminnot voivat käyttää myös selaimen istuntokohtaista tallennustilaa. Verkkosivualustan teknisiin toimintoihin liittyvät tallenteet tukevat esimerkiksi kielivalintaa, istuntoa ja lomakkeiden toimintaa.

Asuntoapuri voi toiminnallisten tallenteiden ollessa sallittuja muistaa saman selainvälilehden istunnon ajan, että sen vinkki on jo näytetty. Tallenne ei sisällä nimeä, puhelinnumeroa tai viestin sisältöä.

Valinnaisten, esimerkiksi analytiikkaan tai markkinointiin käytettävien evästeiden käyttö edellyttää suostumusta. Välttämättömiä tallenteita käytetään vain palvelun toiminnan edellyttämässä laajuudessa. Voit lisäksi poistaa tai estää evästeitä selaimesi asetuksissa; estäminen voi vaikuttaa lomakkeiden tai muiden toimintojen käyttöön.

YouTube-video

Etusivun esittelyvideo toistetaan YouTubesta. Kun käynnistät videon, videosoitin muodostaa yhteyden Googleen. Googlelle välittyy esimerkiksi IP-osoitteesi sekä selaimeen ja videosoittimen käyttöön liittyviä tietoja. Google voi käyttää omia tallennustekniikoitaan ja yhdistää käyttöä tiliisi, jos olet kirjautunut sen palveluun.

Videon katsominen on vapaaehtoista. Voit käyttää sivuston muita osia ja ottaa yhteyttä Asuntokehään katsomatta videota. Google kertoo tietojen käytöstä, säilytyksestä ja hallinnasta tietosuojakäytännössään.

Verkkosivualustan ulkoiset palvelut

Webnode toimittaa sivuston teknisiä tiedostoja sisällönjakelupalvelujen kautta. Sivuston toteutukseen sisältyy myös Googlen tunnisteiden hallintapalvelu Google Tag Manager. Näiden palvelujen lataaminen muodostaa yhteyden niiden palvelimille, jolloin niille välittyy yhteyden toteuttamiseksi tarvittavia teknisiä tietoja, kuten IP-osoite.

Ulkoisten palvelujen tietosuojatiedot löytyvät edellä olevista Webnoden ja Googlen linkeistä. Asuntokehälle voit esittää kysymyksiä sivuston tietojen käsittelystä tämän selosteen yhteystiedoilla.

07 · Omat tietosi

Oikeutesi ja yhteydenotto

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelystä, pyytää pääsyä tietoihisi ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. Tietosuoja-asetuksen edellytysten täyttyessä voit pyytää tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista ja itse antamiesi tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointiin liittyvää käsittelyä voi vastustaa aina. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Lähetä tietosuojaa koskeva pyyntö osoitteeseen matti.santanen@asuntokeha.fi. Tarvittaessa pyydämme kohtuulliset lisätiedot henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Pyyntöön vastataan yleensä kuukauden kuluessa. Jos käsittelyaikaa on lain mukaan tarpeen pidentää, ilmoitamme siitä ja syystä tämän ajan kuluessa.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Selostetta päivitetään palvelujen ja henkilötietojen käsittelyn muuttuessa. Ajantasainen versio ja sen päivityspäivä ovat tällä sivulla.